Estratto di ruolo e relata di notifica: come chiederli all'Agenzia delle Entrate-Riscossione

Quando arriva un'intimazione di pagamento o un pignoramento che richiama cartelle di cui non si ha memoria, le domande sono due: quali debiti risultino a proprio nome e se quelle cartelle siano state davvero notificate. Alla prima risponde l'estratto di ruolo. Alla seconda risponde soltanto la relata di notifica, che si chiede in un secondo momento e per atti determinati.

Che cosa dice l'estratto di ruolo e che cosa non dice

L'estratto di ruolo riepiloga le somme iscritte a ruolo a suo nome e affidate all'agente della riscossione: l'ente creditore, gli importi, le cartelle e gli avvisi emessi, i dati sulla notifica di cui l'agente dispone, gli eventuali atti successivi. Non contiene alcuna pretesa di pagamento. È un documento che l'agente rilascia su richiesta del contribuente e che fotografa la posizione in un dato momento.

Il suo limite riguarda proprio la notifica. Una data, da sola, non dice come la consegna sia avvenuta: nelle mani del destinatario, a un familiare, per raccomandata, al domicilio digitale oppure con le forme previste per l'irreperibilità. Questo lo attesta la relata. È sulla relata che si fonda ogni valutazione successiva.

Consultare la propria posizione online

Nell'area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate-Riscossione, cui i cittadini accedono esclusivamente con SPID, CIE o CNS, il servizio «Situazione debitoria» mostra il dettaglio delle cartelle e degli avvisi già saldati, sospesi o ancora da saldare. Per ciascun atto indica anche le rateizzazioni, le definizioni agevolate e le procedure di riscossione in corso. È il modo più rapido per sapere quali atti la riguardino.

Ottenere i documenti con il modello RD1

Per avere un documento, e non soltanto una schermata, si utilizza il modello RD1 «Richiesta documenti» (versione del 30 settembre 2024), scaricabile dalla pagina del Servizio contribuenti indicata qui sotto. Il modulo consente di chiedere, fra l'altro, la situazione debitoria complessiva, l'estratto di ruolo di atti specifici e la copia della relata di notifica di atti specifici.

Il modello, compilato e firmato, si trasmette con il form online «Invia una e-mail al Servizio contribuenti», presente nell'area pubblica del sito, allegando copia del documento di riconoscimento. In alternativa si consegna allo sportello. Nel modulo si sceglie anche come ricevere i documenti: all'indirizzo di posta elettronica o PEC indicato, oppure con il ritiro allo sportello, che il modulo consente solo quando la richiesta sia stata presentata direttamente lì.

Quando se ne occupa qualcun altro

Le strade sono due e conviene non confonderle.

La prima è la delega alla presentazione contenuta nello stesso modello RD1. Con essa il contribuente incarica una persona di sua scelta di presentare la richiesta o di ritirare i documenti. Al modulo vanno allegate le copie dei documenti d'identità del delegante e del delegato.

La seconda è la delega unica disciplinata dal provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate n. 375356 del 2 ottobre 2024, che consente di operare nell'area riservata per conto del contribuente. Questa delega può essere conferita soltanto agli intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni, a non più di due, e scade il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello del conferimento. Chi avesse rilasciato al proprio professionista una delega con le modalità precedenti farà bene a verificare con lui che sia ancora attiva, perché quelle deleghe conservano efficacia solo per un periodo transitorio.

Dalla data alla prova: la copia della relata

Il modello RD1 chiede di indicare gli atti di cui si domanda la relata. Per questo l'estratto viene prima: è il documento da cui si ricavano i numeri delle cartelle. Se occorre anche la copia della cartella, la si chiede con la voce «altro».

Il fondamento della richiesta sta nell'art. 26, comma 5, d.P.R. 29 settembre 1973, n. 602. La norma, che si riferisce ancora all'«esattore», gli impone di conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell'avvenuta notificazione o l'avviso di ricevimento e di farne esibizione su richiesta del contribuente.

L'obbligo di conservazione, però, ha una durata. Per le cartelle più risalenti la richiesta potrebbe non restituire la relata. In quel caso il tema diventa come la notifica possa essere altrimenti provata: è una valutazione che si compie soltanto sugli atti del singolo caso.

Accanto all'RD1, il sito dell'Agenzia delle Entrate-Riscossione mette a disposizione il modello AD1 per l'accesso ai documenti amministrativi ai sensi degli artt. 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, che richiede di dichiarare un interesse diretto, concreto e attuale. Lo stesso modello AD1 rinvia tuttavia alla procedura semplificata dell'RD1 per la situazione debitoria, l'estratto di ruolo e la copia della relata, che resta quindi la strada ordinaria.

Perché l'estratto di ruolo non si impugna

L'art. 12, comma 4-bis, d.P.R. 602/1973, nel testo sostituito dal d.lgs. 29 luglio 2024, n. 110, stabilisce che l'estratto di ruolo non è impugnabile. Il ruolo e la cartella che si assume invalidamente notificata possono essere impugnati direttamente solo se il debitore dimostra che dall'iscrizione a ruolo possa derivargli un pregiudizio in uno dei casi che la norma elenca: per effetto del codice dei contratti pubblici; per la riscossione di somme che gli siano dovute da soggetti pubblici, anche a seguito delle verifiche dell'art. 48-bis dello stesso decreto; per la perdita di un beneficio nei rapporti con una pubblica amministrazione; nell'ambito delle procedure del codice della crisi d'impresa e dell'insolvenza; in relazione a operazioni di finanziamento da parte di soggetti autorizzati; nell'ambito della cessione dell'azienda.

Fuori da queste ipotesi, la scoperta di una cartella mai ricevuta non consente di agire subito in giudizio. L'estratto e la relata servono allora a conoscere con esattezza la propria posizione e a predisporre la difesa per il momento in cui l'agente della riscossione notifichi un atto successivo.

Chiedere la relata prima che serva

Proprio la durata limitata dell'obbligo di conservazione suggerisce di non attendere. Chi trovi nell'estratto cartelle che non ricorda di aver ricevuto ha interesse a chiederne subito la relata, finché l'atto rientra nel periodo in cui l'agente è tenuto a conservarla, invece di rinviare la richiesta al giorno in cui arrivino un'intimazione o un pignoramento.

Avvertenza

Il presente contributo ha finalità esclusivamente informativa e divulgativa e riflette lo stato della giurisprudenza alla data di pubblicazione. Non costituisce parere legale né consulenza professionale e non è idoneo a fondare alcuna decisione in ordine a situazioni concrete, che dipendono sempre dall'esame degli specifici atti e documenti. La consultazione del contributo non instaura alcun rapporto professionale con lo scrivente Studio. Per la valutazione di una posizione individuale è necessario rivolgersi a un professionista abilitato.